Procedimiento con Apoyo Tecnológico
Procedimiento para audiencias de conciliación virtual y con apoyo tecnológico según artículos 37-40 del Reglamento Interno
Introducción
De acuerdo con el Parágrafo Cuarto y quinto del artículo 36 y artículos 37, 38, 39 y 40 del Nuevo Reglamento Interno del centro se seguirá el siguiente procedimiento:
Requisitos Básicos para Audiencias Virtuales
Cuando la audiencia se realice de manera virtual se cumplirán los siguientes requisitos básicos adicionales:
a. Manifestación de las Partes
Las partes deberán manifestar en la solicitud de conciliación o una vez citadas, la forma en que actuarán y si se acogen a la forma virtual o mixta, certificando que cuentan con la idoneidad y los medios tecnológicos necesarios.
b. Capacidad Tecnológica
Las partes deberán manifestar que cuentan con:
- Una cuenta de correo electrónico válida y de constante revisión
- Capacidad tecnológica de voz y datos
- Sistema de videoconferencias
Realización de Audiencias Virtuales
La audiencia se realizará por medios autorizados y dispuestos por el Centro para tales efectos, garantizando:
- La autenticidad
- Integridad
- Conservación y posterior consulta de los documentos correspondientes
- La plena identificación y representación de los intervinientes e interesados
Grabación de Audiencias
Las audiencias deberán ser grabadas en audio y video, circunstancia que será informada a los intervinientes y de lo cual se dejará expresa constancia.
La grabación hará parte del respectivo expediente electrónico y estará cubierta por el principio de confidencialidad.
En las audiencias virtuales sólo se podrá grabar:
Parte inicial:
- Presentación del(a) abogado(a) conciliador(a)
- Fecha y hora de inicio
- Identificación del objeto de la solicitud de conciliación
- Nombre de las partes y pretensiones
- Protocolo o reglas durante la diligencia
Parte final:
- Lectura del acta de acuerdo o constancia de no acuerdo
- Aceptación expresa de las partes sobre el contenido de dichos documentos
Conciliación Asincrónica
La audiencia de conciliación asincrónica se desarrollará en los términos establecidos en la Ley 2220 de 2020, así como aquellas disposiciones que las modifiquen, sustituyan o deroguen y demás normas concordantes.
Se entenderá como conciliación asincrónica, aquella en la cual el conciliador se reúne con cada una de las partes, sin necesidad que la otra esté presente.
Pruebas
Las pruebas podrán aportarse con la solicitud de conciliación, teniendo en cuenta los requisitos consagrados en los artículos 243 y siguientes del Código General del Proceso.
Las pruebas aportadas serán tomadas como un respaldo para eventuales fórmulas de arreglo que se presenten en la audiencia de conciliación. Sin embargo, su falta de presentación en el procedimiento conciliatorio no impedirá que sean presentadas posteriormente, en un eventual proceso judicial.
Acta de Conciliación
En caso de lograrse un acuerdo parcial o total en la Audiencia de Conciliación, el Conciliador procederá a levantar la correspondiente Acta.
De realizarse por escrito, el acta de conciliación surtirá sus efectos jurídicos a partir de:
- La firma de las partes y del conciliador, o
- Si consta por cualquier otro medio, desde la aceptación expresa de las partes
Contenido del Acta de Conciliación
El acta de conciliación deberá contener por lo menos lo siguiente:
- Lugar, fecha y hora de la audiencia de conciliación
- Nombre e identificación del conciliador
- Identificación de las personas citadas, con señalamiento expreso de quienes asistieron a la audiencia
- Relación sucinta de los hechos motivo de la conciliación
- Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación
- El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía cuando corresponda y modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas
- Si el acuerdo es parcial, se dejará constancia de ello, precisando los puntos que fueron materia de arreglo y aquellos que no lo fueron
- Aceptación expresa del acuerdo por las partes por cualquier mecanismo ya sea escrito, oral o virtual conforme a la normativa vigente
- Firma del conciliador
Firma Electrónica
Cuando el acuerdo ha sido producido en una audiencia realizada por medios virtuales, en la firma del acta de conciliación se aplicará lo establecido en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 o la norma que la modifique, sustituya o complemente, como es el caso del Decreto 2364 de 2012.
Para lo cual:
a) Mecanismo certificado: Las partes pueden optar por el mecanismo certificado de firma electrónica, establecido por el centro.
b) Mecanismo alternativo: En caso contrario, podrán optar por un mecanismo diferente, con lo cual, el requisito de firma se entenderá cumplido si:
- El método utilizado es confiable y apropiado para firmar el acta de conciliación
- Se ha utilizado un método que permite identificar al conciliador y a las partes en el acta
- Al mismo tiempo permite indicar que el contenido de la misma cuenta con su aprobación
Paso a Paso del Procedimiento
1. Solicitud Oral o Escrita
Medios de solicitud:
- Por correo electrónico
- Mensaje de datos por WhatsApp o mensaje de texto
- Personal de manera oral
- Escrita formalmente
Contenido:
- Partes en conflicto
- Hechos relevantes del conflicto
- Pretensiones y cuantía si es pertinente
- Datos de contacto: correos electrónicos, celulares y direcciones de notificación
- Documentos adjuntos, pruebas y demás elementos que resulten relevantes
2. Citación a Audiencia de Conciliación
Medios de citación:
- Por correo electrónico
- Mensaje de datos por WhatsApp o mensaje de texto
- Personal de manera oral por celular o teléfono fijo
- Por correo físico por empresa de mensajería
Contenido:
- Citación formal identificando el centro y la parte solicitante
- Fecha y hora de realización de la audiencia
- Medio de apoyo tecnológico para realizar la audiencia
- Enlace para conectarse en la fecha y hora
- Efectos legales de la inasistencia
- Anexar el texto de la solicitud si esta fue por escrito
3. Audiencia de Conciliación
Uso de medios electrónicos:
- Video conferencia
- Audio conferencia
- Correos electrónicos
- Mensaje de datos
Durante la audiencia:
- Procedimiento de audiencia de conciliación
- Grabación y/o registro de mensajes de datos
- Suspensión y continuación de la audiencia de conciliación
4. Acuerdo Conciliatorio
Elementos del acuerdo:
- Acta cumpliendo los requisitos de ley en su contenido
- Uso del correo electrónico para aprobación del acuerdo
- Uso de mensaje de texto para expresar la aprobación del acuerdo
- Uso de medio audible para expresar la aprobación del acuerdo
- Firmas de acuerdo de forma electrónica
- Certificación de los acuerdos por el conciliador
- Registro en el SICAAC
Centro de Conciliación de la Fundación Pluma Resolución 420 del 17 de junio de 2013 Carrera 7 Nro. 17-51 Oficina 401 Celular: 3102650885 Email: conciliacionpluma@hotmail.com Vigilado por el Ministerio de Justicia y del Derecho