Código de Ética y Procedimiento Sancionatorio

CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA FUNDACIÓN PLUMA – RESOLUCION 420 DEL 17 DE JUNIO DE 2013

CARRERA 7 Nro. 17 – 51 0ficina 401, CEL. 3102650885 E-mail: conciliacionpluma@hotmail.com

Bogotá, octubre 11 de 2023

SEÑORES DIRECCIÓN DE ACCESO A LA JUSTICIA MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO BOGOTÁ D.C.

REFERENCIA: REGLAMENTO PARA SU APROBACIÓN

JORGE ENRIQUE VALENCIA JARAMILLO, mayor de edad y vecino de esta ciudad, en calidad de Presidente de la Fundación PLUMA, entidad sin ánimo de lucro y promotora del Centro de Conciliación de la Fundación Pluma, muy respetuosamente me permito remitirle el texto del Reglamento del Centro debidamente modificado en el sentido de incorporar las modificaciones establecidas por la Ley 2220 de 2022.

En el texto se redactó teniendo como guía el modelo remitido por el Ministerio de Justicia y del Derecho; así mismo, se incorpora el Código de Ética, el Marco tarifario, los principios que rigen al Centro, causales y procedimientos para aplicar sanciones, las funciones de cada uno de los funcionarios del Centro. La reforma ha sido aprobada por el Consejo de Directores, organismo competente para ello, de acuerdo con el Acuerdo Nro. 3 de 2023, la cual se anexa.

Cordial saludo,

JORGE ENRIQUE VALENCIA JARAMILLO

Presidente de la fundación pluma

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ACUERDO No. 2

(28 de septiembre DE 2023)

POR MEDIO DEL SE ESTABLECE EL CODIGO DE ETICA Y EL PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO

El Consejo de Directores del Centro de Conciliación de la Fundación Pluma en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en el capítulo III, Sección I**,** artículo once, numeral 4 de las funciones asignadas el Reglamento actualmente vigente aprobación por el Ministerio de Justicia y del Derecho en el año 2013 y demás normas concordantes y el Estatuto de la Fundación

CONSIDERANDO

1. Que mediante Resolución Nro. 523 de junio 11 de 2002 se autorizó, conforme a las Leyes 446 de 1998 y 640 de 2001, la creación y organización del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición Pluma, como una dependencia de la Fundación Pluma y esta resolución avala los documentos aportados como fundamentos de la solicitud, entre los que tenía el Reglamento interno del Centro, se aprobó la expedición del Reglamento de funcionamiento de dicho Centro.
1. Que el centro solicito, en el año de 2013, la suspensión de los servicios de Arbitraje y Amigable composición al Ministerio de Justicia y del Derecho y este por medio de la Resolución 420 del 17 de junio de 2013, así lo aprobó*.*
1. Que se hace necesario determinar el Código de Ética del Centro y el procedimiento sancionatorio, este se determinó en el capítulo iii, sección iii, artículo 23 a 28, el código de ética y del procedimiento aplicable.
1. Que para hacer más claro su conocimiento de los miembros del Centro de conciliación de la fundación Pluma, se extrae del Reglamento Interno del Centro, de acuerdo a las modificaciones introducidas por la Ley 2220 de 2022y que el Ministerio de Justicia y del Derecho ha compartido un modelo de reglamento Interno para los Centros de Conciliación y allí se plasmó los elementos del código de ética y el procedimiento sancionatorio.

ACUERDA:

ARTÍCULO 1.- Extractar del Reglamento Interno del Centro lo correspondiente capítulo iii, sección iii, artículo 23 a 28, el código de ética y de procedimiento aplicable, y publicarlo como un solo texto, para su divulgación y conocimiento de los interesados.

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ARTÍCULO 2.- El Centro de Conciliación de la Fundación Pluma se regirá, para el caso de la aplicación del Código de Ética, por las disposiciones legales que regulan los Centros de Conciliación, las Normas Internas de la Fundación Pluma, así como por las que se consignan en el Reglamento que por este acto se aprueba y que se compila en escrito integro anexo al presente Acuerdo y que hace parte total del Mismo.

ARTICULO 3. - El Código de Ética y procedimiento aplicable se regirá por las siguientes disposiciones:

CÓDIGO DE ÉTICA Y DEL PROCEDIMIENTO APLICABLE

ARTÍCULO 1. (Artículo 23 del reglamento). Del Código de Ética. El presente código de ética tiene como objetivo garantizar parámetros de trasparencia establecidos por el centro y consolidar la confianza ciudadana en la justicia y en los mecanismos alternativos de solución de conflictos, representados por la actuación de los operadores integrantes de las listas del centro.

ARTÍCULO 2. (Artículo 24 del Reglamento Interno). Principios Integrales del Código de Ética. Además de los parámetros de trasparencia establecidos por el Centro, también harán parte, como principios integrales de este código de ética los siguientes:

24.1. Aquellos establecidos en el ejercicio de la profesión de abogado o de cualquiera de las profesiones que sean ejercidas por quienes integran la lista de operadores del centro.
24.2. Aquellos establecidos para la actuación de los administradores de justicia, tanto en el ordenamiento jurídico, como en la jurisprudencia aplicable.

ARTÍCULO 3. (Artículo 25 del Reglamento Interno). Causales de Exclusión. Se considerarán como causales de exclusión de la lista, las siguientes:

3.1. Ejercer la profesión sin contar con la licencia vigente.
3.2. Cuando se evidencie que ha suministrado información engañosa, acerca del cumplimiento de los requisitos establecidos, para ejercer como operador de cualquiera de las listas del centro.
3.3. Cuando se ha incurrido en conductas deshonestas, o fraudulentas, a título de dolo, aprovechando su condición de operador e integrante en esa condición de las listas del centro.

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3.4. La falta de la debida diligencia en los deberes encomendados, especialmente cuando deje vencer los términos establecidos sin justificación alguna.
3.5. Cuando se haya abstenido de responder, los requerimientos realizados por las autoridades judiciales o administrativas.
3.6. Cuando no se guarde la reserva de los asuntos sometidos a su competencia o haya hecho uso indebido de información privilegiada.
3.7. Cuando de manera reiterada ha generado conflictos con sus colegas de las listas del centro, con el personal puesto a su disposición o con cualquier integrante de sus órganos directivos.
3.8. Cuando solicite a las partes, honorarios, emolumentos o prestaciones por fuera de lo determinado en la ley y en el presente reglamento; o solicite honorarios por montos superiores a las tarifas reguladas por el Ministerio de Justicia y del Derecho y por el presente reglamento.
3.9. Cuando no se manifiesten los conflictos de interés que puedan poner en duda su imparcialidad, respecto al caso que le ha sido confiado.
3.10. Cuando no entregue la información solicitada por el Centro y sobre todo el expediente al final del procedimiento, tal y como lo establece la ley y el presente reglamento.
3.11. Cuando no acepte la designación de los casos que le sean confiados para su trámite, sin que exista una justificación válida al respecto.
3.12. Cuando se niegue a hacer parte del Comité de Ética del Centro, cuando sea designado de manera ocasional, para cumplir con esta función.
3.13. Cuando haga declaraciones injuriosas, o calumniosas acerca del centro, de su personal, o de sus colegas integrantes de las listas de operadores. Si tiene conocimiento de algún hecho delictivo, deberá cumplir con el deber de denuncia, contemplado en el inciso primero del artículo 67 de la Ley 906 de 2004. Del mismo modo, si tiene conocimiento de alguna falta disciplinaria, deberá poner en conocimiento de la situación de manera inmediata a la dirección del centro, con el fin que se proceda conforme a lo establecido en la ley y en el presente reglamento.
3.14. Cuando incurra en conductas de acoso sexual o laboral, hacía cualquiera de sus colegas, o hacía cualquier persona que labore en el centro.
3.15 Cuando acumule más de 3 llamados de atención por escrito por el Comité de ética, de acuerdo con lo descrito en el artículo 26 del presente reglamento.

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3.16. Cuando haya sido sujeto de más 2 suspensiones temporales por parte del Comité de ética, de acuerdo con lo descrito en el artículo 26 del presente reglamento.

ARTÍCULO 4. (Artículo 26 del Reglamento Interno). Causales de Otras Sanciones. Podrán considerarse sanciones los llamados de atención, verbales o por escrito o la suspensión temporal de la persona de lista, por el tiempo que determine el comité de ética, cuando se compruebe que la conducta del operador en el caso concreto no afecta de manera ostensible, los principios enunciados en el artículo 24 de este reglamento.

ARTÍCULO 5. (Artículo 27 del Reglamento Interno). Comité de Ética. El comité de ética será el encargado de asumir la competencia del proceso sancionatorio ante las faltas cometidas en contra del presente código de ética.

El comité de ética se constituirá de manera circunstancial, siempre con un número impar de integrantes de la siguiente manera:

a) Un integrante de la lista de conciliadores
b) Un integrante de la lista de peritos
g) Un delegado de la entidad promotora, que no podrá ser el/la directora(a) del Centro.

El director del centro procederá a seleccionar a los integrantes del comité, que representen a los operadores del centro, esta selección se hará por sorteo, del cual deberá quedar evidencia.

No podrán seleccionarse personas que hayan sido sujetas del procedimiento disciplinario, por lo menos, en el término de vigencia de la lista. En caso de la ausencia de cualquiera de estos integrantes, la dirección del centro, por el mismo procedimiento, seleccionará su reemplazo.

ARTÍCULO 6. (Artículo 28 del Reglamento Interno). Procedimiento. En el momento en el cual se constituya el comité y se ponga en conocimiento de éste la queja o solicitud de investigación de un operador del centro, se procederá de la siguiente manera:

6.1. El comité evaluará la procedencia de la solicitud y conforme a la determinación que se tome al respecto, llamará a descargos al presunto infractor. También, si lo considera necesario, con anterioridad a ello, podrá llamar a la persona que ha interpuesto la queja a ampliarla. En todo caso, esto deberá hacerse en el término de veinte (20) días hábiles, contados a partir de la puesta en conocimiento del caso objeto del procedimiento.

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6.2. Una vez el presunto infractor presente los descargos correspondientes, el comité considerará si es necesario o no, abrir una etapa probatoria, para contar con mayores elementos de juicio a la hora de tomar una decisión. Si es así, ordenará la práctica de las pruebas que considere convenientes. El término para adelantar esta etapa probatoria y evacuar la totalidad de las pruebas ordenadas, no podrá ser mayor a los treinta (30) días hábiles. La renuencia del presunto infractor a presentar descargos será tenida en cuenta como indicio grave en su contra.
6.3. Vencido el término para llevar a cabo la etapa probatoria o de haberse determinado que ésta no era necesaria, el comité procederá a tomar una decisión sobre el caso en el término máximo de 15 días calendario, por mayoría simple, con base en lo establecido en el presente reglamento y comunicar esa decisión al consejo directivo que podrá revisarla en segunda instancia en el término máximo de 30 días calendario, contados a partir de la recepción de esta comunicación.
6.4. El procedimiento será totalmente confidencial y quienes hagan parte de él deberán guardar la debida reserva. Ese deber de confidencialidad se extenderá a cualquier persona del centro que pueda tener acceso a información sobre los casos.
6.5. El comité deberá poner en conocimiento de las autoridades disciplinarias y penales, cualquier conducta que considere que es competencia de éstas.
6.6. El comité también podrá hacer recomendaciones al director del centro, acerca de acciones de mejoramiento que se pueden realizar para prevenir la comisión de infracciones al código de ética.

Parágrafo Primero: En aras a garantizar su derecho a la defensa y el debido proceso, el presunto infractor, podrá, cuando sea necesario, presentar información sobre las deliberaciones o sobre las actuaciones que se llevaron a cabo en el respectivo trámite por el cual está siendo sujeto del presente procedimiento. Lo anterior, no se considerará como una violación a la confidencialidad o la guarda de la debida reserva, cuando esa presentación, se realice únicamente ante el comité y sólo para efectos de determinar la responsabilidad ética del presunto infractor. La anterior posibilidad se extenderá al marco de otro proceso de carácter disciplinario o judicial que se pueda abrir por la misma circunstancia, caso en el cual la revelación se hará únicamente ante la autoridad competente, bajo las reglas señaladas por la misma.

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Parágrafo Segundo: Las partes también podrán autorizar, de común acuerdo, la utilización de información considerada como confidencial o reservada, para efectos de lo previsto en el parágrafo anterior.

ARTÍCULO 4. El presente Reglamento rige a partir de la fecha de su expedición y entrará a operar una vez sea aprobado por el Ministerio de Justicia y del derecho.

Bogotá, septiembre 28 de 2023.

JORGE VALENCIA JARAMILLO JOSE IGNACIO GONZALEZ B.

PRESIDENTE CONSEJO DE DIRECTORES SECRETARIA Ad -Hoc

SECCIÓN III

CAPÍTULO IV

DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN SECCIÓN I

DE LA ASIGNACIÓN DE ASUNTOS

ARTICULO 29. Reparto. Todo asunto que ingrese al sistema será repartido por sorteo público y en el término máximo de tres (3) días hábiles, en cumplimiento de los parámetros de eficiencia y celeridad derivados de Norma Técnica de Calidad NTC5906: 2012 o la que la actualice o remplace, tomando en consideración las listas vigentes de Conciliadores.

Parágrafo Primero: Se excluirán de esta forma de reparto, aquellos casos en los cuales las partes realicen la designación en forma directa o hayan determinado un

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mecanismo distinto al previsto en este reglamento para la escogencia del correspondiente operador.

Parágrafo Segundo: Se excluirán del sorteo, aquellos operadores que lleven más de dos (2) casos activos en ese momento en el centro. Caso activo será aquel en el cual no se han agotado todas las etapas definidas en el correspondiente procedimiento.

Parágrafo Tercero: El sorteo se realizará de las listas que por especialidades haya confeccionado el centro, la cual deberá contar con un número variable de integrantes que permita atender los asuntos que surjan, de manera ágil y dentro de los plazos señalados por la ley, para lograr una efectiva y permanente prestación de este servicio.

Parágrafo Cuarto: Si por alguna razón, la persona designada no acepta la designación o se presente su ausencia definitiva, para su reemplazo se procederá bajo las reglas establecidas en el presente artículo.

ARTICULO 30. Asignación de Apoderados en Casos de Solicitudes de Amparo de Pobreza. Conforme a lo establecido en el artículo 13 de la Ley 1563 de 2012, cuando el centro reciba la solicitud para la designación de apoderado de casos donde alguna de las partes haya solicitado amparo de pobreza, la dirección del centro tomará en cuenta el tipo de asunto o especialidad jurídica y acudirá a la lista respectiva, para realizar un sorteo en las mismas condiciones del artículo 32 del presente reglamento. Si por cualquier causa el designado no asume el cargo, el Director del Centro podrá reemplazarlo inmediatamente, repitiendo el mismo procedimiento de sorteo.

SECCIÓN II

DEL PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO

ARTICULO 31. Del Procedimiento Conciliatorio. El procedimiento que se seguirá, en los casos de conciliación que se tramiten en el CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA FUNDACIÓN PLUMA será el previsto en esta sección, que es el mismo que está señalado en la Ley 2220 de 2022 o Estatuto de la Conciliación. De todos modos, deberá prevalecer siempre el que está señalado en la mencionada Ley.

ARTICULO 32. De la Solicitud de Conciliación Extrajudicial en Derecho. Se considerará esta solicitud, como el inicio del procedimiento conciliatorio, el cual deberá realizarse bajo los parámetros establecidos por el Estatuto de la Conciliación y señalados en forma clara en el artículo siguiente.

Además de la parte directamente interesada, la solicitud podrá ser presentada, por parte de un apoderado, adjuntando para tales efectos el correspondiente poder. También puede presentar la solicitud, quien se considere como agente oficioso, bajo

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las condiciones establecidas para tales efectos en el Código General del Proceso y el parágrafo primero del artículo 50 de la Ley 2220 de 2022. Asimismo, existe la posibilidad que la solicitud pueda ser presentada, de manera conjunta por las partes involucradas en el conflicto o controversia que se pretende resolver.

Parágrafo: La solicitud deberá contener:

1. Comunicación dirigida al CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA FUNDACIÓN PLUMA.
1. Individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso.
1. Descripción de los hechos.
1. Pretensiones del convocante.
1. Estimación razonada de la cuantía.
1. Relación de las pruebas que se acompañan cuando se trate de conciliación en derecho.
1. Indicación del correo electrónico de las partes en donde se surtirán las comunicaciones o la identificación del medio que considere más expedito y eficaz para ello.
1. Indicación de asignar al conciliador, especificando nombre de este si es del caso.
1. La Petición para que el centro liquide los costos del trámite de conciliación.
1. Firma del solicitante o solicitantes o de su apoderado, según el caso.

Parágrafo Primero: En el caso de solicitudes enviadas por correo electrónico, el requisito de la firma se entenderá cumplido, conforme lo establece el artículo 7 de la Ley 527 de 1999.

Parágrafo Segundo: Una vez recibida la solicitud y realizada la designación del conciliador conforme a lo establecido en el presente reglamento, el operador designado procederá a revisarla y a establecer sí cuenta con la información suficiente para proceder a convocar a las partes o a declarar su incompetencia. Si considera que necesita información adicional o hacen falta ciertos requisitos de los señalados en el presente artículo, podrá requerir al solicitante para que éste dé respuesta a la misma en el término de los cinco (5) días hábiles siguientes, so pena de declarar la falta de interés en la solicitud y proceder a devolverla. Lo anterior, sin óbice que se pueda presentar de nuevo.

Parágrafo Tercero: Si el conciliador designado, encuentra que la solicitud está relacionada con un asunto que no es conciliable, conforme a lo establecido en la ley, procederá a expedir la correspondiente certificación, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su presentación. Si durante el trámite de la audiencia se CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA FUNDACIÓN PLUMA – RESOLUCION 420 DEL 17 DE JUNIO DE 2013

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observare esta circunstancia, el operador procederá igualmente a emitirla. En todo caso, se deberán devolver los documentos aportados a los interesados.

ARTICULO 33. Convocatoria. Si el conciliador designado encuentra que el asunto al que se refiere la solicitud es conciliable conforme a lo establecido en la ley, procederá a programar en coordinación con el centro, la fecha y hora de la audiencia de conciliación y a convocar a las partes a la misma, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud.

Parágrafo Primero: La convocatoria a la audiencia se hará por el medio más expedito y eficaz, y deberá en la misma, consignar el objeto de la conciliación, las consecuencias legales que tendría la inasistencia a la misma, conforme a lo señalado en el artículo 35 de este reglamento y en el artículo 59 de la Ley 2220 de 2022, la modalidad de audiencia, las reglas para su desarrollo y los requerimientos de información y documentos:

A. Nombre complete del apoderado.
B. Copia digital del documento de identificación del apoderado.
C. Copia digital de la tarjeta profesional de abogado del apoderado, a efectos de verificarse su vigencia en el Registro del Consejo Superior de la Judicatura.
D. Copia digital del poder otorgado con la facultad expresa de conciliar o de la sustitución, cuando corresponda, con los documentos que acrediten la representación legal de la entidad pública o privada que lo otorga o el documento de identificación de la personal natural, según el caso.
E. No se exigirá la presentación personal de los poderes conferidos a los abogados ante juez, oficina judicial de apoyo o notario, bastará con que se cumplan los requisitos establecidos en el artículo 5 de la Ley 2213 del 13 de junio de 2022, así como aquellas que la modifiquen, deroguen, sustituyan o complementen.
F. Datos de contacto del apoderado: número telefónico y correo electrónico (el cual deberá coincidir con el inscrito en el Registro Nacional de Abogados).

Esta información deberá ser entregada por las partes, mínimo un (1) día antes de la realización de la audiencia, salvo que haya sido previamente aportada.

Parágrafo Segundo: La Convocatoria podrá realizarse por medios virtuales, en cuyo evento, se informará a las partes, la manera cómo se realizará la correspondiente conexión. En caso de requerirse por alguno de los interesados el CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA FUNDACIÓN PLUMA facilitará los medios tecnológicos correspondientes.

Parágrafo Tercero: Las partes tendrán el deber, de suministrar las direcciones electrónicas para realizar las comunicaciones necesarias dentro del procedimiento.

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Estas direcciones si es del caso, deberán corresponder con las consignadas en el Registro Mercantil, en el contrato o negocio jurídico sobre el cual se va a tratar la respectiva controversia. Si ello no es posible, las comunicaciones se harán a aquellas descritas en la solicitud de conciliación.

Parágrafo Cuarto: El conciliador podrá, por solicitud de las partes o de acuerdo con su criterio, citar a quienes considere que deben asistir a la audiencia de conciliación, incluyendo expertos en la materia de la controversia objeto de conciliación. En estos casos, la forma de citación será la prevista en el este artículo.

ARTICULO 34. Asistencia y Representación en la Audiencia de Conciliación. Las partes deberán asistir a la audiencia de conciliación, y podrán hacerlo con sus apoderados cuando así lo consideren conveniente.

En aquellos eventos en los que el domicilio de alguna de las partes no se encuentre en el municipio del lugar donde se vaya a celebrar la audiencia o alguna de ellas se encuentre por fuera del territorio nacional, o cuando ocurran circunstancias que configuren caso fortuito o fuerza mayor, podrá solicitarse al conciliador que la audiencia de conciliación pueda celebrarse con la sola comparecencia del apoderado de la parte, debidamente facultado para conciliar.

Parágrafo: En las circunstancias donde se permite la presencia del apoderado, sin la asistencia de la parte, este deberá aportar el correspondiente poder, para ser reconocido como tal. Si es una persona jurídica, la representación se hará a través del apoderado judicial, constituido a través de poder general.

ARTICULO 35. Inasistencia a la Audiencia de Conciliación. Cuando alguna de las circunstancias contempladas en el artículo anterior impida a las partes o a una de ellas acudir a la audiencia, deberá informarlo así dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que debió celebrarse la audiencia.

Si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica su inasistencia en los términos indicados en el inciso anterior, siempre que la conciliación constituya requisito de procedibilidad, su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos.

En este evento, además, siempre que la conciliación constituya requisito de procedibilidad, el juez impondrá a la parte que no haya justificado su inasistencia a la audiencia, una multa hasta por valor de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

ARTICULO 36. Desarrollo de la Audiencia de Conciliación. Esta se llevará a cabo, con la presencia de las partes y sus apoderados, según sea el caso y demás convocados por el conciliador, el día y hora señalados. La Audiencia se llevará a

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cabo bajo la orientación del conciliador, quien conducirá el trámite en la siguiente forma:

1. El conciliador dará a las partes un margen de tiempo de espera para su llegada y los recibirá en la Sala de espera.
1. Una vez en la sala de audiencia, se harán las presentaciones personales de rigor, constatando su identificación y se brindará a las partes la información relacionada con las facultades del conciliador, el objeto de la audiencia y las reglas que se seguirán en esta. De manera inmediata, el conciliador declarará instalada la audiencia.
1. Las partes deberán determinar con claridad los hechos alegados y las pretensiones que en ellos se fundamentan para facilitar la consecución del acuerdo. Si los interesados no plantean fórmulas de arreglo, el conciliador podrá proponer las que considere procedentes para la solución de la controversia.
1. Logrado el acuerdo, se levantará un acta de conciliación, conforme de con lo previsto en los artículos 38 y 40 de este reglamento y el 64 del Estatuto de la Conciliación. La misma será firmada en los términos de la Ley 527 de 1999, por quienes intervinieron en la diligencia y por el conciliador.
1. Si no fuere posible la celebración del acuerdo, el conciliador expedirá inmediatamente la constancia de no acuerdo conforme al numeral 2 del artículo 65 del Estatuto de la Conciliación y referida en el numeral 40.2 del artículo 40 de este reglamento.

Parágrafo Primero: La audiencia deberá hacerse dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al momento en el cual el conciliador designado ha determinado que la solicitud reúne los requisitos de ley, y el caso es conciliable.

Parágrafo Segundo: El conciliador solicitará a la Comisión Nacional o Seccional de Disciplina Judicial, según sea el caso, que investigue al abogado que pudiera haber incurrido durante el trámite de la conciliación en las faltas disciplinarias establecidas en la Ley 1123 de 2007.

Parágrafo Tercero: La audiencia de conciliación será susceptible de suspensión, por solicitud expresa de mutuo acuerdo, las veces que sea necesario, cuando el conciliador encuentre elementos de juicio respecto de la existencia de ánimo conciliatorio o cuando sea necesario por circunstancias de fuerza mayor, como la existencia de problemas de conexión en la audiencia virtual.

Parágrafo Cuarto: Cuando la audiencia se realice de manera virtual se cumplirán los siguientes requisitos básicos adicionales:

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a. Las partes deberán manifestar en la solicitud de conciliación o una vez citadas, la forma en que actuarán y si se acogen a la forma virtual o mixta, certificando que cuentan con la idoneidad y los medios tecnológicos necesarios.

b. Las partes deberán manifestar que cuentan con: una cuenta de correo electrónico válida y de constante revisión, capacidad tecnológica de voz y datos, así como sistema de videoconferencias.

La audiencia se realizará por medios autorizados y dispuestos por el Centro para tales efectos, garantizando la autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta de los documentos correspondientes; igualmente, la plena identificación y representación de los intervinientes e interesados. Las audiencias deberán ser grabadas en audio y video, circunstancia que será informada a los intervinientes y de lo cual se dejará expresa constancia.

La grabación hará parte del respectivo expediente electrónico y estará cubierta por el principio de confidencialidad, en las audiencias virtuales sólo se podrá grabar de la audiencia: La parte inicial de la audiencia conformada por la presentación del(a) abogado(a) conciliador(a), indicando fecha y hora de inicio, la identificación del objeto de la solicitud de conciliación, nombre de las partes y pretensiones, el protocolo o reglas que se debe tener durante el transcurso de la diligencia y la parte final en la que se leerá el acta de acuerdo o la constancia de no acuerdo, así como la aceptación expresa de las partes sobre el contenido de dichos documentos.

Parágrafo Quinto: La audiencia de conciliación asincrónica, se desarrollará en los términos establecidos en la Ley 2220 de 2020, así como aquellas disposiciones que las modifiquen, sustituyan o deroguen y demás normas concordantes. Se entenderá como conciliación asincrónica, aquella en la cual el conciliador se reúne con cada una de las partes, sin necesidad que la otra esté presente.

ARTICULO 37. Pruebas. Las pruebas podrán aportarse con la solicitud de conciliación, teniendo en cuenta los requisitos consagrados en los artículos 243 y siguientes del Código General del Proceso.

Las pruebas aportadas serán tomadas como un respaldo para eventuales fórmulas de arreglo que se presenten en la audiencia de conciliación. Sin embargo, su falta de presentación en el procedimiento conciliatorio no impedirá que sean presentadas posteriormente, en un eventual proceso judicial.

ARTICULO 38. Acta de Conciliación. En caso de lograrse un acuerdo parcial o total en la Audiencia de Conciliación, el Conciliador procederá a levantar la correspondiente Acta. De realizarse por escrito, el acta de conciliación surtirá sus efectos jurídicos a partir de la firma de las partes y del conciliador o si consta por cualquier otro medio desde la aceptación expresa de las partes.

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Parágrafo Primero: El acta de conciliación contentiva del acuerdo prestará mérito ejecutivo y tendrá carácter de cosa juzgada.

Parágrafo Segundo: Las partes podrán solicitar copia del acta de conciliación, la cual tendrá el mismo valor probatorio.

Parágrafo Tercero: Las actas de conciliación y su contenido no requerirán ser elevadas a escritura pública, salvo expresa disposición de las partes.

ARTICULO 39. Contenido del Acta de Conciliación. El acta de conciliación deberá contener por lo menos lo siguiente:

1. Lugar, fecha y hora de la audiencia de conciliación.
1. Nombre e identificación del conciliador.
1. Identificación de las personas citadas, con señalamiento expreso de quienes asistieron a la audiencia.
1. Relación sucinta de los hechos motivo de la conciliación.
1. Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación.
1. El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía cuando corresponda y modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas.
1. Si el acuerdo es parcial, se dejará constancia de ello, precisando los puntos que fueron materia de arreglo y aquellos que no lo fueron.
1. Aceptación expresa del acuerdo por las partes por cualquier mecanismo ya sea escrito, oral o virtual conforme a la normativa vigente.
1. Firma del conciliador.

Parágrafo: Cuando el acuerdo ha sido producido en una audiencia realizada por medios virtuales, en la firma del acta de conciliación se aplicará lo establecido en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 o la norma que la modifique, sustituya o complemente, como es el caso del Decreto 2364 de 2012. para lo cual:

a) Las partes pueden optar por el mecanismo certificado de firma electrónica, establecido por el centro.
b) En caso contrario, podrán optar por un mecanismo diferente, con lo cual, el requisito de firma se entenderá cumplido si, el método utilizado es confiable y apropiado para firmar el acta de conciliación y se ha utilizado un método que permite identificar al conciliador y a las partes en el acta y al mismo tiempo permite indicar que el contenido de la misma cuenta con su aprobación.

ARTICULO 40. Constancias. El conciliador expedirá constancia al interesado en la que se indicará la fecha de presentación de la solicitud y la fecha en que se celebró

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la audiencia o debió celebrarse y en la que se expresará sucintamente el asunto objeto de conciliación, en los siguientes eventos:

41.1. Cuando las partes o una de ellas no comparezca a la audiencia. En este caso, deberá indicarse la justificación de su inasistencia si la hubiere, la cual deberá allegarse a más tardar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que debió realizarse la audiencia.
41.2. Cuando se efectúe la audiencia de conciliación sin que se logre acuerdo, la cual deberá ser entregada al finalizar la misma.
41.3. En el evento que se den las circunstancias establecidas en el parágrafo tercero del artículo 36 de este reglamento.

Parágrafo Primero: EI todo caso, junto con la constancia, se devolverán los documentos aportados por los interesados.

Parágrafo Segundo: El conciliador deberá remitir también la constancia, para el archivo del centro.

ARTICULO 41. Archivo de las Actas y las Constancias. El Centro conservará las copias de las actas, las constancias y demás documentos que expidan los conciliadores, de acuerdo con la Ley Nacional de Archivo vigente, o la norma que la sustituya, modifique o complemente.

Para tal efecto el conciliador deberá entregar al centro de conciliación el acta de conciliación, las constancias y demás documentos dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes a la audiencia.

Parágrafo Primero. Las actas, constancias y demás documentos que hagan parte del procedimiento conciliatorio podrán conservarse a través de medios electrónicos o magnéticos, de acuerdo con el artículo 16 del Decreto Ley 2106 de 2019.

Parágrafo Segundo. Recibida el acta por parte del centro, esta deberá, registrase en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC) del Ministerio de Justicia y del Derecho o aquel que lo sustituya, modifique o complemente.

ARTICULO 42. Término para llevar a cabo el procedimiento de Conciliación. El procedimiento de conciliación, desde su inicio con la presentación de la solicitud, hasta su terminación con la elaboración de la correspondiente acta o constancia, deberá surtirse en un lapso máximo de tres (3) meses. Las partes podrán prorrogar ese término, por mutuo acuerdo, por tres (3) meses más.

CAPÍTULO V

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DE LAS TARIFAS ASOCIADAS A LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SECCIÓN I.

DE LAS TARIFAS DE CONCILIACIÓN

ARTÍCULO 43. Gastos Administrativos y honorarios del Conciliador. El CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA FUNDACIÓN PLUMA dispone que, de todo emolumento, o valor que se cobre por la prestación de los servicios de Conciliación se realizará una distribución entre el centro y el conciliador, de tal suerte que corresponderá al centro un 40% para cubrir los gastos administrativos, mientras que el 60% restante, corresponderá a los honorarios del Conciliador.

Tarifas máximas para el cobro de los servicios por la prestación del servicio de Conciliación Extrajudicial en Derecho en el Centros se fijarán de acuerdo con el artículo 8 del decreto 1885 de 2021, modificado por el decreto 1069 de 2015, o de la norma que lo modifique o lo adicione, teniendo en cuenta que la tarifa máxima permitida para la prestación del servicio de conciliación será de 750,68 UVT y cunado la cuantía sea indeterminada se cobrara 11,68 UVT; no obstante, si en el desarrollo de la conciliación se determina la cuantía de las pretensiones, se deberá re liquidar la tarifa. Así las cosas, las tarifas no podrán superar los siguientes montos:

| Valor total del monto |-------------------------------- | Indeterminada | Menos de 200,18 | Más de 500,45 hasta 1.000,91 | Más de 1000,91 hasta 1.501,36 | Más de 1.501,36 hasta 2.001,82 | Más de 2.001,82 hasta 2.502,27 | Más de 2.502 hasta 3.002,73 | Más de 3,002,73 hasta 3.5003,18 | Más de 3.5003,18 hasta 4.003,64 | Más de 4.003,64 hasta 4,504,09 | Más de 4,504,09 hasta 5.004,55 | Más de 5.004,55 hasta 5.505,00 | Más de 5.505,00 hasta 6.005,46 | Más de 6.005,46 hasta 6.505,91 | Más de 7.006,37 hasta 7.006,37 | Más de 7.006,37 hasta 7.506,82 | Más de 7.506,82 hasta 8.007,28 | Más de 8.007,28 hasta 8.507,73 de capital de los créditos (UVT) | Tarifa máxima (UVT) 4,50 17,52 25,02 | ---------------------------|-----------------------------------------| | 11,68 | | 7,51 | | 62,56 | | 100,09 | | 137,63 | | 175,16 | | 212,69 | | 250,23 | | 287,76 | | 325,30 | | 362,83 | | 400,36 | | 437,90 | | 475,43 | | 512.97 | | 550,50 | | 588,03 | | 625,57 |

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| Más de 8.507,73 hasta 9,008,19 | 663,10 | |---------------------------------|-----------------| | Más de 9,008,19 hasta 9.508,64 | 700,64 | | Más de 9.508,64 hasta 10.009,10 | 738,17 | | Más de 10.009,10 | 750,68 (máximo) |

Liquidación de la tarifa. La tarifa deberá ser liquidada y cobrada al solicitante al momento de presentar la solicitud de conciliación. Las tarifas de conciliación no dependen del resultado de esta. Con todo, en el evento en que la parte convocada no asista a la audiencia de conciliación, el centro devolverá al convocante como mínimo el 70% de la tarifa cancelada, de acuerdo con lo establecido en el respectivo Reglamento Interno.

En caso de segunda convocatoria, el porcentaje mínimo de devolución será del 60% de la tarifa cancelada, según lo disponga el reglamento.

Reliquidación de la tarifa de conciliación. En los casos en que la cuantía de la pretensión del asunto sometido a conciliación sea aumentada en el desarrollo de la conciliación, se podrá re liquidar la tarifa sobre el monto ajustado.

Encuentros adiciona/es de /a audiencia de conciliación. Si las partes en conflicto y el conciliador, de mutuo acuerdo realizan más de cuatro (4) encuentros de la audiencia de conciliación, podrá cobrarse por cada encuentro adicional hasta un diez por ciento (10%) adicional sobre la tarifa inicialmente señalada, que se liquidará conforme a lo establecido en la normativa vigente. Tarifas de conciliaciones de mutuo acuerdo. Cuando la solicitud sea presentada de común acuerdo por dos o más partes, se sumará, separadamente, la totalidad de las pretensiones de cada una de ellas, y la tarifa se liquidará con base en la mayor.

El director del centro podrá establecer tarifa diferencial para los asuntos de familia y en los eventos que versan sobre reclamaciones de responsabilidad extraproceso, en donde las cuantías impedirían el acceso a la conciliación, podrá establecer la tarifa correspondiente a los asuntos de cuantía indeterminada y si se da acuerdo se re liquidara de conformidad con la tabla establecida en este artículo.

CAPÍTULO VI.

ATENCIÓN INCLUSIVA CON ENFOQUE DIFERENCIAL.

ARTÍCULO 44. Los miembros del CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA FUNDACIÓN PLUMA, en lo relacionado a la atención inclusiva con enfoque diferencial darán aplicación al Protocolo De Atención Inclusiva En El Acceso A La Justicia Para Personas Con Discapacidad y a la Guía de Atención a Mujeres y personas LGTBI en los servicios de acceso a la justicia, documentos expedidos por el Ministerio de Justicia y del Derecho o los que los modifiquen o adicionen

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CAPÍTULO VIII.

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 54. Vigilancia. El CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA FUNDACIÓN PLUMA estará sometido a la inspección, control y vigilancia del Ministerio de Justicia y del Derecho. En este sentido, estará obligado a atender las solicitudes y requerimientos que reciba por parte de este. Adicionalmente tendrá como prioridad, reportar de manera verás y efectiva, los resultados de su gestión en la prestación de los servicios de justicia con aplicación de los Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones contenidas en las circulares y resoluciones que ha expedido el Ministerio de Justicia y del Derecho, sobre el particular.

ARTICULO 55. Aprobación y Competencia. El Consejo Directivo es responsable de la aprobación del presente reglamento interno. Sin embargo, este solo entrará en vigor, adquiriendo fuerza vinculante para todos aquellos que pertenecen a su ámbito de aplicación, cuando sea aprobado por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho.